La gestion de la paie n’est pas toujours une tâche toujours aisée, surtout pour les dirigeants de TPE ou de PME qui doivent souvent s’en charger eux-mêmes et manquent parfois de compétence dans le domaine. Il existe pourtant une solution simple pour pallier à ce problème : l’externalisation de la paie, permettant un accompagnement et un soutien non négligeables dans la gestion de la paie.
Un élément crucial de toute entreprise, quelle que soit sa taille, une gestion efficace de la paie est nécessaire pour la satisfaction des employés, et par conséquent pour le bien-être de l’entreprise.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie désigne une pratique relativement courante qui consiste à sous-traiter la gestion de la paie à un acteur externe (cabinet, prestataire ou entreprise). Ainsi ce n’est plus l’employeur mais bien un prestataire externe qui s’occupe des déclarations sociales, des bulletins de paie, etc.
Le tiers sous-traitant la paie peut effectuer différentes tâches ayant trait à la paie : déclarations sociales, arrêts de travail, saisie et contrôle des paies, conseil en droit social, conseil pour les embauches et sorties des salariés, suivi des obligations en matière sociale…
L’externalisation peut être :
- Partielle : le prestataire ne contrôle pas la paie mais procure à l’entreprise un outil lui permettant de gérer les paies.
- Totale : la paie est gérée intégralement par un prestataire en externe (expert-comptable, société spécialisée, etc)
Pourquoi externaliser la paie de son entreprise ?
L’externalisation de la paie a de nombreux avantages. Tout d’abord, dans le cas d’une TPE, l’externalisation de la paie peut être plus rentable pour l’ensemble de l’entreprise, et permettre au dirigeant ou au service ressources humaines de gagner tout à la fois en temps et en efficacité dans leurs autres champs d’action.
De plus, quelle que soit la taille de l’entreprise, l’externalisation de la paie garantit une expertise juridique et comptable, et par conséquent une plus grande efficacité dans la gestion et l’établissement des bulletins de paie.
La responsabilité est également déchargée sur le prestataire, ce qui rassure le chef d’entreprise avec une plus grande sécurité pour l’entreprise en cas de litige par exemple.
Comment se passe l’externalisation de la paie d’une entreprise ?
L’entreprise transmet tous les documents et informations nécessaires aux sous-traitants : éléments de paie, dossier d’embauche de façon périodique…
Puis les prestataires se chargent du contrôle des documents transmis et gèrent souvent d’autres tâches (l’externalisation est parfois plus étendue : on parle d’externalisation RH).
L’externalisation de la paie peut donc se faire de deux manières différentes.
- Dans le cas d’une externalisation partielle, l’entreprise peut avoir recours à un logiciel de paie mis à disposition par le sous-traitant, avec une aide plus ou moins soutenue dans la gestion des différents éléments de la paie.
- Dans le cas d’une externalisation totale, l’entreprise (généralement une TPE ou une PME) peut s’appuyer sur l’aide d’un cabinet d’experts-comptables qui peut se charger non seulement de la partie comptabilité mais également prendre en charge les déclarations sociales et les paies.
Il existe également des entreprises spécialisées dans la gestion de paie : leurs activités sont les mêmes que celles d’un cabinet d’experts-comptables, mais elles sont davantage axées sur les ressources humaines et la gestion de paie, elles ne peuvent pas faire de comptabilité qui est une profession règlementée réservée aux membres de l’ordre des experts-comptables.
Conclusion
Ainsi, grâce aux différentes méthodes d’externalisation de la paie, il est possible pour le dirigeant (et par conséquent pour l’ensemble de l’entreprise) de débloquer du temps et de l’énergie pour se concentrer sur les domaines qu’ils maîtrisent, tout en étant assurés d’une gestion efficace et pertinente de la paie, par le biais d’un logiciel ou d’un prestataire extérieur.
Le fonds de dotation ACCES21 peut vous aider à déterminer ce dont vous avez besoin et quelle méthode de gestion de la paie serait la plus utile pour vous.
